Bestyrelsesmaterialet går til genfortælling og ikke til beslutninger
Jeg bygger bestyrelsesmaterialet om på ét sandhedsgrundlag og en fast struktur, der ender i en til tre prioriteter for kvartalet, så mødet bruges på at beslutte.
Sådan ser det ud
- Materialet bruger sin tid på situationen i stedet for komplikationen og beslutningen.
- Det samme uløste spørgsmål kommer igen hvert kvartal.
- To personer i lokalet nævner forskellige tal.
- Der er intet rent overblik over faktiske tal mod forecast.
Hvem det er til
Direktioner, CFO'er og bestyrelser, der får et månedligt materiale fuldt af tabeller og stadig må spørge, hvad det betyder.
Det laver jeg
- Et materiale bygget på situation, komplikation, spørgsmål og svar. Det åbner med, hvad der har ændret sig, og hvad der kræver en beslutning, med detaljerne bagved til dem, der vil have dem.
- Ét sandhedsgrundlag. Ét sæt tal til hele lokalet, med et rent overblik over faktiske tal mod forecast, så drøftelsen starter ved årsagen og ikke ved tabellen.
- En til tre prioriteter. Materialet ender i prioriteterne for kvartalet og ikke i en spredt liste af handlinger.
- En fast form hver måned. Medlemmerne lærer, hvor de skal kigge, og lægger mærke til, hvad der har flyttet sig. Den gentagne samling er automatiseret, så jeres team bruger tiden på budskabet.
Det jeg ser
En virksomhed, der blev trukket i for mange retninger og åbnede nye indtægtsstrømme, mens den centrale var i stykker. Løsningen var at skære støjen ned til én KPI.
Sådan foregår det
Arbejdet starter, før materialet er skrevet. Jeg taler med direktionen og bestyrelsesmedlemmerne om, hvordan tidligere møder faktisk er landet, og hjælper direktionen med at blive enig om den reelle situation. Det er den svære del, og resten følger af den. Derefter går materialet ud uden mig.
Spørgsmål, jeg ofte får
Hvad skal en månedlig ledelsesrapport indeholde?
Hvad der er ændret siden sidste måned, hvorfor, og hvad der skal besluttes. Detaljerne ligger bagved til dem, der vil have dem. Første side bør kunne læses på to minutter.
Hvad hører hjemme i bestyrelsesmaterialet?
En fast opbygning hver måned: hovedtal mod plan, forecast, likviditet, de vigtigste risici og de beslutninger, bestyrelsen bliver bedt om at tage. En fast form gør, at medlemmerne ser, hvad der har flyttet sig, uden at lede efter det.